VTS-kodit modernisoi yhteiskäyttötilojen varaamisen KulkuTIME-järjestelmällä

VTS-kodit on ottanut KulkuTIME-varausjärjestelmän käyttöön yhteiskäyttötilojen hallintaan. Järjestelmän käyttöönotto tapahtui pilottivaiheen kautta useissa VTS-kotien asuinkiinteistöissä, ja kulunhallinta toteutettiin integraationa kiinteistöjen iLOQ S5 -lukitusjärjestelmään.

Taustalla oli tarve modernisoida tilojen varaamista ja siirtyä perinteisestä paperivarauksesta sähköiseen järjestelmään, jotta varausprosessi olisi asukkaille sujuvampi ja hallinnoinnille helpompi. “Olemme etsineet laadukasta sähköistä ratkaisua tilojen varaamiseen kiinteistöissämme. Yksi merkittävä vaatimus oli Visma Tampuuri -integraatio, koska tarvittavat asukastiedot tulevat Tampuurin puolelta. Lähdimme tekemään aluksi pilottiprojektia varausjärjestelmän osalta, jotta saamme riittävästi kokemusta ennen pidempiaikaista sitoutumista,” kertoo VTS-kotien tietohallintopäällikkö Atte Maijala.

Pilotin sujuvuus ja asiakaspalaute

Tarjouspyyntökilpailutuksen perusteella KulkuTIME-varausjärjestelmä valittiin pilotointiin, sillä se vastasi parhaiten VTS-kotien tarpeisiin sekä toiminnallisuuden, kustannusten että yhteistyön näkökulmasta. Pilotin aikana siirtyminen paperivarauksista sähköiseen järjestelmään sujui erittäin hyvin, ja asukkailta kerätyn palautteen perusteella noin 80 % oli erittäin tyytyväisiä uuteen sähköiseen varausjärjestelmään.

“Saimme rakentavaa palautetta ja toiveita jatkokehityksen osalta, ja Kulkutech teki nopeasti toivomiamme muutoksia järjestelmään,” Maijala lisää.

Järjestelmän koettiin helpottavan arkea ja varausten hallintaa esimerkiksi sairastapauksissa, sillä varauksen voi tehdä tai perua missä tahansa. Lisäksi järjestelmä toi selkeyttä yhteiskäyttötilojen käyttöön, kun tiloihin pääsee kulkemaan vain oman varauksen aikana.

Hyödyt hallinnoijalle ja päätös laajentaa käyttöä

“Järjestelmän hallinnointiin menevä työaika on hyvin vähäinen ja myös asukkaiden mahdollisuus käyttää toimittajan asiakaspalvelua on ollut merkittävä hyöty sekä meidän asiakaspalvelumme kuormaa vähentävä tekijä. Kulkutechin asiakaspalvelun kautta sähköisiä järjestelmiä vierastavat käyttäjät pääsevät varaamaan tiloja.  Toimittaja saikin positiivista palautetta asukkailta juuri ystävällisestä asiakaspalvelustaan,” Maijala kertoo.

VTS-kodit jatkaa palvelun laajentamista uusiin kohteisiin vuonna 2026, sillä sähköinen varausjärjestelmä nähdään selkeänä askeleena eteenpäin perinteisestä paperivaraamisesta.

“Voimme suositella KulkuTIME-varausjärjestelmää myös muille toimijoille – se on helppokäyttöinen, sitä kehitetään aktiivisesti eteenpäin ja yhteistyö Kulkutechin kanssa on mutkatonta”, Maijala summaa.