Tietosuojaseloste

KULKU-palvelun asiakas- ja käyttäjätietorekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty: 30.12.2022

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Kulkutech Oy käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Kulkutech Oy käsittelee tietyissä tapauksissa palveluidemme käyttäjien henkilötietoja asiakkaanamme toimivan taloyhtiön, vuokrataloyhtiön tai muun organisaation puolesta ja lukuun henkilötietojen käsittelijän roolissa. Asiakkaidemme keräämien ja palveluumme tallettamien henkilötietojen käsittelyn osalta kukin asiakasorganisaatio toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä (esim. taloyhtiö asukasrekisterinsä osalta), jolloin Kulkutech ja asiakas ovat tehneet tarvittavat sopimukset tietojesi käsittelystä. Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös organisaatiosi omiin tietosuojainformaatioihin.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot henkilötietojen käsittelyssä

Kulkutech Oy (2843569-8)

Viipurinkatu 12 L 172, 00510, HELSINKI

tietosuoja@kulku.io

(jäljempänä ”Kulkutech” tai ”me”)

2. Henkilötietotyypit ja käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste

Voidaksemme tarjota palvelua ja sen erilaisia toiminnallisuuksia, meidän on käsiteltävä palvelun käyttäjien henkilötietoja. Käsittely perustuu lähtökohtaisesti sopimukseen, joka syntyy välillemme, kun rekisteröidyt palveluun ja hyväksyt sen käyttöehdot. Joissain tapauksissa käsittely voi myös perustua antamaasi suostumukseen tai oikeutettuun etuumme tarjota palvelua käyttöösi. Käsittelemämme henkilötietotyypit ja käsittelyn tarkoitukset sekä perusteet on kuvattu alla tarkemmin.

Palvelun käyttäjätietojen lisäksi käsittelemme myös seuraavia asiakasorganisaatioiden  yhteyshenkilöiden tietoja.

3. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja palvelumme käyttäjistä ensisijaisesti sinulta itseltäsi, kun rekisteröidyt palveluumme tai otat meihin yhteyttä esim. verkkosivujemme yhteydenottolomakkeen kautta. Voimme saada tietojasi myös palvelun tilaajana olevalta asiakkaaltamme (esim. taloyhtiöltäsi) siltä osin kuin se on tarpeellista esim. käyttäjätunnusten hallinnoimiseksi.

Voimme kerätä tietoja organisaatioasiakkaistamme (esim. taloyhtiöiden päättäjistä, yrityksen yhteyshenkilöistä) väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

4. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Voimme luovuttaa henkilötietoja sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi ja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta. Voimme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Olemme ulkoistaneet osan henkilötietojen käsittelystä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt IT-järjestelmät. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.

Käsittelemme tietoja ensisijaisesti vain EU:n tai ETA:n alueella. Käytössämme olevat IT-järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelta, esimerkiksi Yhdysvalloista teknisen tuen tarjoamiseksi. Milloin henkilötietojasi siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

5. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Lisäksi henkilötietojen tarkastelijasta jää aina lokitieto järjestelmäämme.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Asiakastiedot ja yhteyshenkilötiedot säilytetään, kunnes niiden tarve lakkaa tai kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista. Voit pyytää tilisi poistamista ottamalla yhteyttä Kulkutechiin sähköpostitse tai postitse kohdassa yksi (1) nimettyihin yhteystietoihin, jolloin tiliisi liitetyt henkilötiedot poistetaan, ellei niiden säilyttämiselle ole sopimuksesta tai laista johtuvaa perustetta.

6. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Siltä osin kuin olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään automaattisesti antamasi suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity näkee henkilötietojensa käsittelyn olevan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaista. Valitus voidaan tehdä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröity asuu tai työskentelee tai jossa väitetty rikkomus on tapahtunut.

7. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostitse tai postitse kohdassa yksi (1) nimettyihin yhteystietoihin.